用Pabbly Connect把客戶email訂單自動變成發票與報價單

#學員提問

在業務上，AI如何能夠自動化將客戶email來的訂單，自動處理成固定格式的invoice及回應報價，包括數據提取、異常檢測和支付審核或確認，並最終生成訂單總結報告嗎？這樣的自動化如何幫助降低錯誤率和提升效率？

#回答

照慣例，先拆解步驟，腦內模擬的步驟拆解完，再來設計工作流，這樣才不會事倍功半：

1. 電子郵件訂單的接收與分類

電子郵件監控：設定自動化工具（例如Pabbly Connect）監控客戶郵箱，當新訂單郵件到達時自動觸發工作流。

分類訂單：透過AI或自動化規則，篩選並分類訂單郵件，將無關郵件過濾掉，僅保留有效訂單。

2. 數據提取與格式化

提取數據：使用NLP技術或OCR工具（例如Google Cloud Vision或Tesseract）自動從郵件內容中提取關鍵資訊，如客戶名稱、產品、數量、價格等。

數據格式化：對提取的數據進行標準化，確保所有數據符合統一格式，便於後續處理。

3. 訂單異常檢測

驗證數據：對提取的數據進行驗證，比如檢查訂單中的數量和價格是否在合理範圍內。

異常提醒：若發現數據異常（價格異常、缺少關鍵字段），自動發送通知給負責人，提示進行人工確認。

4. 支付審核

支付核對：自動比對客戶支付記錄和訂單金額，確保支付無誤。若付款金額不符，系統會標記並發送提醒。

支付確認：核對完成後，將支付確認與訂單數據關聯，準備生成發票。

5. 發票與報價單生成

自動生成發票：使用訂單數據自動生成標準格式的發票，包含訂單編號、產品、數量、單價、總金額等資訊。

生成報價單：若客戶需要報價單，系統可根據訂單自動生成報價並附在郵件中。

6. 自動回覆客戶

發送確認郵件：將生成的發票或報價單自動附加在郵件中，並自動回覆客戶確認訂單接收與處理狀態。

跟進通知：如訂單需進一步處理，系統可設定在特定時間內自動跟進。

7. 生成訂單總結報告

數據匯總：每日或每週，將所有訂單資料匯總生成報告，包含訂單數量、銷售額、異常數據等。

發送報告：自動發送訂單報告給相關團隊，提供管理層進行業務檢視。

－－－我是分隔線－－－

以上腦內模擬，會有一個問題，不同產品通常會分發到不同的業務手上去處理，產品項目與規格也會不一樣，因此需要加上產品分類的自動流。

如果要依照不同產品來分類訂單郵件，可以在訂單分類的自動化步驟中進一步設定特定規則或使用AI模型來識別郵件內容中與產品相關的關鍵字。以下是具體的步驟：

1. 設定初步篩選規則

在自動化工具（如Pabbly Connect）中設置規則，篩選包含特定產品關鍵字的郵件。例如，可根據產品名稱、產品代碼或類別（如「電子產品」、「家具」、「服裝」）等來分類郵件。

這些關鍵字可以預先設定在Pabbly Connect的自動化規則中，使系統先對郵件進行初步篩選。

2. 應用AI自動分類

使用NLP模型或AI分類工具，如Google Natural Language API或Microsoft Azure Text Analytics，讓AI從郵件中識別並提取產品類別。

訓練AI模型，以便它能根據郵件內容自動將訂單歸類到適合的產品類別。例如，若郵件中包含「Laptop」或「Desktop」，AI可自動分類為「電子產品」。

3. 設置條件篩選與分支

在Pabbly Connect中，可以使用條件篩選（Filter）或分支（Path）功能，根據不同的產品類別進行後續動作。

例如設置條件：「如果產品名稱包含‘Laptop’或‘Desktop’，則將該訂單分類為電子產品，否則分類為其他產品。」這樣可以讓不同類別的訂單走不同的自動化流程（如分派給不同部門或生成特定格式的發票）。

4. 無關郵件過濾

設置「垃圾郵件過濾」或「非訂單郵件過濾」，自動忽略未包含任何產品信息的郵件。例如，若郵件中沒有提到已設定的產品名稱或代碼，則可直接歸類為非訂單郵件並忽略。

5. 測試與優化

定期檢查分類效果，並根據錯誤分類的郵件進行規則優化。而且產品只要有更新或有新產品上架，就需要更新關鍵字或重新訓練AI模型，這樣才能確保自動化分類能夠及時應對變化。

－－－我是分隔線－－－

完成以上腦內模擬之後，可以開始設計工作流了！

1. 設定觸發器：監控新訂單電子郵件到達

操作：在 Pabbly Connect 中新增一個「觸發器」事件，選擇「Email Parser」或「Gmail」應用程式。

觸發條件：設定當有新郵件到達特定的收件夾（例如 "Orders" 資料夾）時，觸發工作流。

篩選條件（可選）：設定郵件標題或發件人地址包含關鍵字（例如「Order」或「訂單」），以進一步確保只處理訂單郵件。

2. 初步篩選無關郵件

操作：添加「條件篩選（Filter）」步驟。

條件設置：設定篩選條件，例如要求郵件內容中必須包含產品名稱或代碼相關的關鍵字（如「Product」或「Item」等）。

處理步驟：若郵件不符合條件（無關郵件），則讓此流程結束。若符合條件，則進入下一步驟。

3. 依產品類別分類訂單

操作：使用「條件篩選（Filter）」或「分支（Path）」來設置依產品分類的條件。

產品類別篩選條件：例如郵件內容包含「Laptop」或「Desktop」，分類為「電子產品」；若包含「Furniture」，分類為「家具」；若包含「Clothing」，分類為「服裝」。

分支設置：添加多個分支（Path），每一個分支對應不同的產品類別。不同的分支可以執行不同的自動化操作流程，例如分配給不同部門或生成不同格式的文件。

4. 提取數據並格式化

操作：使用「Text Parser」或「Formatter」功能來提取郵件中的產品數據。

字段設定：設置要提取的數據字段，如客戶名稱、產品名稱、數量、價格、地址等。

格式化操作：使用「Formatter」功能，對提取的數據進行格式化處理，例如統一價格格式、數量單位等，便於後續步驟處理。

5. 檢測訂單異常

操作：使用「條件篩選（Filter）」步驟，設定異常數據檢測條件。

異常條件設置：例如，檢查數量或價格是否在合理範圍內（如數量不能小於1，價格不能為負等）。

通知設定：若檢測到異常數據，自動發送通知（如通過 Email 或 Slack 通知）給負責人，並暫停該訂單的處理流程。

6. 進行支付審核

操作：在工作流中添加「條件篩選（Filter）」步驟或直接連接到支付平台（如 Stripe 或 PayPal）進行支付驗證。

支付核對條件：比對提取出的訂單金額和支付金額，若不相符則標記為異常。

後續操作：若支付信息核對成功，繼續流程。若不符，則將此訂單暫停，並發送異常提醒。

7. 自動生成並發送發票

操作：使用「PDF Generator」或「Google Docs」模板來生成發票。

發票模板設定：設置包含訂單編號、產品詳細信息、數量、單價、總金額等欄位的模板。

發票生成：自動填充訂單數據至發票模板，生成PDF格式的發票。

自動發送：在生成發票後，添加「Email」步驟，將生成的發票附件自動發送給客戶，並附上確認訂單的回覆郵件。

8. 生成訂單總結報告

操作：在工作流中設置自動報告生成和發送功能。

數據收集：每次訂單處理完成後，將訂單數據存入 Google Sheets 或資料庫。

報告生成：定期（如每日或每週）自動匯總數據，生成報告文件，包含訂單總數、總銷售額、異常訂單數等。

自動發送：將報告自動發送給相關部門或管理層，以便檢視和分析業務表現。

PS. 以上發票可以是invoice、Quotation、統一發票

本文原發表於 2024/11/07 的 Facebook 貼文，原文照登，僅調整網頁排版；文中提及的產品、價格與活動以當時為準。