滿單詢問問到爆？用Google Sheet加工作流自動回覆的設計

#學員提問

因為生產數量有限，滿單就無法出貨，雖然在網頁都有公告，但客人總會私訊詢問，變成很多時間在回覆這類的問題，但滿單日變動很快(1週更動2-3次)，變成每次回答都要再三確認，非常不好處理>"<

#回答

這種情況必須讓滿單日固定在同一個地方(例如Google sheet)發生變動，當workflow被『詢問何時可以出貨』觸發時，才去調閱Google sheet上的現況。

1. 設置 Google Sheet 追蹤滿單狀況

在 Google Sheet 中建立一個表格『滿單查詢表』，記錄每週的滿單狀態，例如「商品名稱」、「滿單日」和「備註」。每次滿單狀態有變動時，只需在此表格中更新。

2. 建立 Pabbly Connect 工作流程

觸發：使用 Facebook Messenger、Instagram 或 Line 的訊息通知作為觸發條件。當客戶發送訊息詢問商品何時可以出貨，才觸發 Pabbly Connect 的流程。

Google Sheets 整合：將滿單查詢表設置為查詢資料來源，讓Pabbly Connect 從中擷取最新的滿單資訊。

利用條件篩選：使用「Router」或「Filter」工具來判斷客戶詢問的商品是否已滿單。如果該商品滿單，則流程走向「滿單」回覆；若無，則流程走向「尚有庫存」回覆。

3. 自動化回覆訊息

動作 1 - 回覆訊息（滿單狀況）：

如果商品已滿單，使用 Messenger 或 Line 通知客戶，告知其滿單狀況。

您可以設定自動回覆訊息，如「您好，感謝您的詢問，目前商品已滿單，下一次可供應日期將另行通知。請持續關注最新公告！」。

動作 2 - 回覆訊息（尚有庫存）：

如果商品尚未滿單，則可以回覆訊息「目前該商品尚有庫存，歡迎下單！」。

4. 每次更新滿單狀況

每週更新 Google Sheet 中的滿單日資訊，Pabbly Connect 即會自動引用最新資料，而不需要手動更改工作流程。

PS.

若有多個平台的客戶詢問（如電商平台、Line、Facebook），也可以將各種訊息整合在一個 Pabbly Connect 流程內，達到跨平台的統一自動化回覆。

本文原發表於 2024/11/04 的 Facebook 貼文，原文照登，僅調整網頁排版；文中提及的產品、價格與活動以當時為準。