Microsoft 365 Copilot 入門：在 Word、Excel、Outlook 裡用 AI

多數人接觸 AI 的方式，是另外開一個聊天網頁，把資料貼過去再把結果貼回來。Microsoft 365 Copilot 走的是另一條路：AI 直接住進你每天在用的 Word、Excel、Outlook 裡，就在你工作的畫面旁邊待命。

我第一次認真研究它時，最大的收穫不是學會哪個功能，而是搞懂它的運作邏輯：它為什麼答得出跟你公司有關的問題、又為什麼不會看到你無權看的東西。這篇從這裡講起，再帶你看三個 App 裡的日常用法。

先分清楚：Copilot 其實不只一種

很多人的困惑從名字開始：到處都叫 Copilot，到底是不是同一個東西？以工作場景來說，最重要的是分清楚兩種。Microsoft 365 Copilot 是完整版，直接整合進 Word、Excel、Outlook 這些 App，能結合你的組織資料，需要付費的附加授權。

另一種是 Microsoft Copilot Chat，不需要額外授權，以網路內容回答為主，你也可以自己把資料貼給它。此外一般消費者還有免費的個人版 Copilot。公司還沒買授權的話，用 Copilot Chat 先練手感是合理的起點。

運作原理：語言模型加上 Microsoft Graph

Copilot 的核心是兩塊拼圖。第一塊是大型語言模型（LLM），負責理解你的提示、生成與摘要內容。第二塊是 Microsoft Graph，那裡有你的信件、行事曆、文件與會議紀錄，讓回答能貼著你的工作脈絡。

這個設計回答了大家最擔心的問題：權限。Copilot 取資料時跟著你的權限走，你有權看的它才用得到，你無權看的文件不會因為 AI 而漏出來。這也是它跟「把公司資料貼到外部聊天網站」根本上的不同。

三個 App 的日常用法

先用一張表看全貌，再各自展開。這三個 App 剛好對應上班族最花時間的三件事：寫文件、算資料、回信件。

Word 裡最常用的是「起草」：給它一段描述，讓它生出第一版內容，你再往下改。另一個容易被忽略的是「對文件問答」，打開一份三十頁的報告，直接問它重點與結論在哪，比自己翻快得多。

Excel 裡的 Copilot 是公式苦手的救星。你用白話描述想算什麼，它建議公式；丟一張資料表給它，它能建議適合的圖表類型，或直接指出資料裡值得注意的模式。

Outlook 有三招。摘要能把來回二十封的信件串濃縮成幾行重點；起草能根據你的指示寫出回信初稿；比較少人知道的是指導建議（coaching），它會針對你寫好的信，就清晰度、語氣與收信人感受給修改建議。

開始用之前，要知道的三件事

• 它是初稿引擎，不是定稿引擎。微軟官方指引明講要檢查與驗證生成內容。省下的是從零到一的時間，最後把關仍是你的工作。
• 結果的品質跟提示的品質成正比。講清楚目的、對象與格式，得到的東西會完全不同。這件事值得專門練，我們站上有一篇 Copilot 提示技巧可以接著讀。
• 同一個提示每次結果可能不同。這是生成式模型的天性，不是壞掉。不滿意就換個說法再問一次，或在同一個對話裡追加要求。