用自動化流程處理解雇通知，效率與人性化如何兼顧

#壞人提問🤣

自動化砍員工，KPI 歷史數據不達標，農曆年前一個月自動發信給符合條件員工，告知即將解雇

#回答思路

因為涉及解雇這種敏感議題，工作流設計應該著重在效率與人性化之間，盡可能的取得平衡。因此，關鍵考量點會是以下幾個方向。

1. 數據蒐集與自動化篩選

先準確地蒐集員工的KPI數據，雇主可以利用Coze，把公司現有的KPI管理系統與自動化數據串接在一起，定期匯入員工績效數據，以確保所有數據都是最新的，這樣HR才有所依據。

篩選條件需符合企業的績效標準，通常會根據具體指標（如得分、連續不達標次數）來篩選，篩選完成後的結果，自動生成「不達標員工清單」，先通傳給HR。

2. 時間觸發器與合適的通知時機

在時間安排上，在節日通知是最糟的，因為節日效應可能會讓該員工的抱怨文在網路上產生對公司的網暴，而節日期間無人看守的話，很容易會造成嚴重的負面影響。

因此工作流要選擇在農曆年前一個月就進行篩選與通知。這樣的設定既符合了公司結算年度考核的習慣，也可以讓員工有足夠的時間做下一步職業規劃。

這個地方可以利用Coze的觸發器，設定篩選自動運行的時間點，以確保每年在特定日期執行篩選操作。如此一來，流程能夠自動化完成，不需人工干預，大幅減少HR的工作量。注意！要在年前一個月通知員工，那麼HR至少應該在1.5個月前就收到通知。

3. 通知設計與人性化考慮

因為解雇通知會涉及到員工的心理感受，設計通知信的模板時須保持客觀且同理心。通知信的內容應涵蓋員工的績效不達標事實，並以禮貌且尊重的語氣告知預計的解雇日期。最好是依照台灣的法令，安排兩次的約談並完整記錄在冊。

流程上也應該加入審核機制：在通知自動發送前，將篩選結果提交HR部門和直屬主管進行審核。這樣才能避免因篩選錯誤而引發誤發通知的風險，也可以讓流程更為嚴謹。

4. 後續安排與支持措施

在自動化流程的設計中，不僅限於自動通知，還應包含後續安排。為了照顧到離職員工的需求，流程要自動依法安排兩次一對一的面談時間，確保HR或直屬主管能夠針對解雇決策進行說明和情緒安撫。

這個設定也可以降低單純自動化通知所可能帶來的負面影響，讓員工感受到公司的誠意。除此之外，HR可以選擇在流程中加入後續支援，以便離職員工在有疑問或需要支援時有途徑反映。

5. 合規與反饋機制

在執行解雇流程時，法規是企業必須特別重視的層面。因此，所有流程應在設計初期接受法律部門的審查，特別是篩選標準與通知方式。

流程結束後，HR部門應對流程進行總結和反饋，以便進行優化。例如，是否需要增加多一步的審查機制、是否有更多的標準需要細化，或是通知方式的調整等。

Coze的自動化管理工具在這方面，可以儲存流程數據並加以備份，為公司提供合規記錄和查詢支持。

以上。流程在解雇通知和後續處理上能夠達到自動化和人性化的平衡。通過Coze設置數據自動更新、篩選、自動通知和後續支持，使得HR能專注於更高層次的管理工作，提升效率的同時也能降低誤操作的風險。這樣的流程設計適用於現代企業，尤其是對於希望在標準化管理中保留人性化關懷的企業而言，無疑是一項有效的自動化解決方案。

#工作流設計

步驟 1：KPI數據收集和自動更新

① 設置KPI數據來源

連接資料來源：在Coze中連接公司現有的KPI管理系統，定期匯入員工KPI數據，以確保每位員工的績效數據為最新。

資料欄位設定：包括每位員工的KPI得分、達標情況、考核週期等具體數據欄位。

②設置數據更新頻率

每月自動更新：設置KPI數據在每月自動更新至Coze資料庫中，確保最新的績效紀錄可隨時查閱和篩選。

篩選條件設定：篩選條件如「連續3個月得分低於80」或「過去12個月內有6次未達標」。

步驟 2：自動化篩選和通知時間觸發器

① 自動化篩選流程設置

設置篩選條件：在Coze中設置篩選條件，以判斷哪些員工符合未達標的KPI標準。篩選結果自動生成「不達標員工清單」並發送給HR部門。

② 設置觸發器時間點

觸發條件：設置農曆年前一個月（約每年1月初）啟動自動篩選流程，以確保通知安排在年前一個月發送。

內部通報安排：為確保HR部門有充足時間進行審核，設定在流程觸發後的2個工作日內將初步清單提交給HR。

步驟 3：通知模板與審核流程

① 通知信模板設計

撰寫通知信模板：在Coze的通知模組中撰寫標準模板，包括績效不達標的說明、解雇生效日期、員工權益安排等。

人性化語氣：在設計上保持客觀、尊重，並符合當地勞動法規。

② HR與主管審核機制

審核設定：篩選結果提交至HR及該員工的直屬主管，進行審核並確認是否進入通知發送流程。

自動提醒機制：若審核超過3個工作日無反饋，Coze將自動提醒HR負責人完成審核。

步驟 4：正式通知發送與面談安排

①自動化通知發送

發送條件：在HR和主管審核通過後，Coze將自動發送通知信至員工郵箱，並記錄發送時間及對應文件存檔。

提供HR聯絡方式：在通知信中附加HR的聯絡資訊，以便員工進一步詢問。

②面談排程設置

面談安排：自動安排與該員工的一對一面談時間。面談安排將通知員工、HR及直屬主管，確保進行人性化的溝通。

安排兩次面談：符合台灣法規，安排兩次面談，並將記錄保存於Coze資料庫中。

步驟 5：資料備份與流程反饋

① 合規備份

備份數據：篩選清單、審核記錄、通知發送記錄均自動備份至公司合規系統，便於後續查閱或法律依據。

存取限制：設置資料存取權限，僅限HR及主管查看。

② 流程總結與反饋

流程總結報告：流程結束後，HR自動收到Coze的流程總結報告，並記錄反饋意見。

反饋與優化：HR可針對流程進行優化建議，將有用的建議記錄於流程備註中，以供來年流程改進參考。

#一定要注意法規問題

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本文原發表於 2024/11/12 的 Facebook 貼文，原文照登，僅調整網頁排版；文中提及的產品、價格與活動以當時為準。